Avocații, notarii, firmele de contabilitate și alte entități raportoare au obligația de cunoaștere a clientelei în temeiul legii privind prevenirea spălării banilor și a finanțării terorismului. Această lege a fost completată cu un set de norme de punere în aplicare, care face referire la măsurile de cunoaștere a clientelei și păstrării documentelor relevante care atestă identitatea clienților și faptul că au fost respectate obligațiile de cunoaștere a clientelei. Aceste documente trebuie menținute de către entitățile raportoare pentru o perioadă de cel puțin cinci ani, ori riscă amenzi de la Oficiul Național de Prevenire și Combatere a Spălării Banilor (ONPCSB).
Legea nr. 129/2019, completată prin normele de punere în aplicare, cuprinse în Ordinul ONPCSB nr. 102/2020 reglementează obligația generală de cunoaștere a clientelei eși revine tuturor entităților raportoare, dar măsurile concrete ce se impun, de la caz la caz, sunt diferite: legea stabilește trei categorii mari de măsuri – standard, simplificate și suplimentare.
Procedurile interne ale firmei trebuie să cuprindă aspecte ce țin de măsurile de cunoaștere a clientelei. La un eventual control din partea Oficiului, firma trebuie să poată face dovada că aplică astfel de măsuri, iar anumite documente ar trebui păstrate o perioadă de timp.
Documentele trebuie păstrate de cel puțin cinci ani, iar termenul curge din momentul când relația de afaceri cu clientul se termină sau de la data de la care o tranzacție ocazională a fost încheiată. În mod cu totul excepțional, acest termen poate fi prelungit cu până la cinci ani, dacă autoritățile competente dispun acest lucru, în scopul de a preveni, depista sau investiga activitățile de spălare a banilor sau de finanțare a terorismului. Aceste documente se păstrează în format tipărit pe hârtie sau în format electronic.
Nerespectarea obligației de păstrare a documentelor menționate mai sus poate atrage amenzi între 25.000 și 150.000 de lei. Dacă e vorba de persoane fizice. Dacă discutăm de firme, limita maximă, adică cea de 150.000 de lei, poate fi majorată cu 10% din veniturile totale raportate la perioada fiscală încheiată, anterioară datei întocmirii procesului-verbal de constatare și sancționare a contravenției.
Se ridică problema de armonizare a obligației de păstrare a documentelor cu protecția datelor personale. Legea nr. 129/2019 prevede expres că, la expirarea perioadei de păstrare a documentelor, entitățile obligate la acest lucru vor trebui să șteargă și datele personale ale persoanelor vizate.
Există posibilitatea ca firmele să fie amendate dacă au uitat de obligația de ștergere a datelor personale, după ce perioada de păstrare a documentelor trece. În această situație, amenda aplicată va fi cea pentru încălcarea GDPR.
Pe lângă amenzile de mai sus, persoanele juridice ar mai putea fi sancționate astfel:
- confiscarea bunurilor destinate, folosite sau rezultate din contravenție;
- suspendarea avizului, acordului sau a autorizației de exercitare a unei activități ori, după caz, suspendarea activității operatorului economic, pe o durată de la o lună la 6 luni;
- retragerea licenței sau a avizului pentru anumite operațiuni ori pentru activități de comerț exterior, pe o durată de la o lună la 6 luni sau definitiv;
- blocarea contului bancar, pe o durată de la 10 zile la o lună;
- anularea avizului, acordului sau a autorizației de exercitare a unei activități;
Obligația de cunoaștere a clientelei implică faptul că firmele de contabilitate, notarii sau avocații vor trebui să ia anumite măsuri pentru a cunoaște persoanele cu care fac afaceri. Printre acestea, există o serie de măsuri minime sau standard pe care orice entitate care are obligații în temeiul Legii nr. 129/2019 trebuie să le respecte.
Măsurile minime se referă la aspecte precum: identificarea și cunoașterea clientelei, a beneficiarului real sau obținerea de informații despre scopul și natura relației de afaceri, printre altele.
